Belge ve Kayıt Düzeni
Belge ve Kayıt Düzeni
Belge ve Kayıt Düzeni
YK1.3 · Belge Düzeni · Kayıt Saklama · Müşteri Bildirimleri · III-45.1
YK1.1 hizmet türlerini, YK1.2 kuruluş ve faaliyet esaslarını işledi. Sıra her gün üretilen yüzlerce belgeye: Müşteri Emir Formu, İşlem Sonuç Formu, Hesap Ekstresi, Türev Piyasa Teminat Raporu. SPK Tebliği III-45.1 hangi belgenin nasıl düzenleneceğini, kayıtların nerede ve ne kadar saklanacağını, müşteriye nasıl bildirim yapılacağını detaylı düzenler. Pandemi sonrası 2022 değişikliği ile uzaktan kimlik tespiti ve elektronik sözleşmeler eklendi; video kayıtlar 10 yıl saklanır.
Bir aracı kurumun bir günü — yüzlerce belge
Bu içerik şu sınavların ortak müfredatıdır: Düzey 1 · Düzey 2 · Düzey 3 · Türev Araçlar
Bu dersin kapsamına girmeyen sınavlar: Kurumsal Yön. · Kredi Der. · Konut Değ. · Gayrimenkul Değ. · BS Denetim
Mart 2026, İstanbul. ABC Yatırım Menkul Değerler A.Ş.'nin Levent şubesinde sabah saat 09:00. Borsa İstanbul açılıyor. İlk müşteri telefonla arıyor: "Bin lot pay alın". Müşteri temsilcisi Müşteri Emir Formu düzenliyor; konuşma ses kaydı sistemi ile kayıt altına alınıyor. Emir BIST'e iletiliyor; gerçekleştiriliyor; gün sonunda İşlem Sonuç Formu oluşturuluyor; müşteriye e-postayla otomatik gönderiliyor. Aynı saat içinde başka bir müşteri internet bankacılığından emir veriyor — sistem önce parolasını sonra SMS OTP'sini istiyor (iki bileşenli kimlik doğrulama, m.5/A); başka bir müşteri tezgahüstü bir tahvil işlemi yapıyor — İşlem Talimat Formu ile İşlem Sonuç Formu birleşik tek belgede; başka bir müşteri ay sonu Hesap Ekstresini istiyor. Aracı kurum bir günde yüzlerce farklı belge düzenler; her biri 5 yıl, bazıları 10 yıl saklanır; her biri SPK denetim erişimine açık.
III-37.1 "hangi yatırım hizmeti yapılır" sorusunu, III-39.1 "yatırım kuruluşu nasıl kurulur ve faaliyet gösterir" sorusunu yanıtladı. III-45.1 ise "hizmet sunulurken hangi belgeler düzenlenir, hangi kayıtlar tutulur, ne kadar saklanır, müşteriye nasıl bildirim yapılır" sorularına yanıt verir — yatırım kuruluşunun günlük operasyonel hayatının düzenlemesi. Bu üç Tebliğ birlikte Türk yatırım kuruluşlarının yasal çerçevesini oluşturur.
"Belge düzeni yatırımcı korumasının operasyonel hattı"
. Yatırımcı bir uyuşmazlık yaşadığında — örneğin emir farklı uygulanmış, fiyat farkı, takas süresi gecikmesi — sorunu çözecek tek kanıt belgelerdir. Müşteri Emir Formu, ses kaydı, İşlem Sonuç Formu, Hesap Ekstresi: bu zincir her işlemin geriye dönük denetlenebilirliğini sağlar. SPK denetimi, müşteri itirazı, yargı süreçleri — hepsi bu belgeler üzerinden ilerler. Belge yoksa, işlem yokmuş gibi.
Bu derste 7 başlık: (1) Tebliğin yapısı ve değişiklikler; (2) 9 zorunlu düzenleme belgesi (m.7); (3) Müşteri Emir Formu detayı; (4) İşlem Sonuç Formu ve müşteri bildirimi; (5) Hesap Ekstresi; (6) Belge saklama süreleri (5 yıl / 10 yıl / sürekli); (7) Elektronik ortam ve 2FA + bilgi işlem altyapısı.
III-45.1 Tebliği — yapısı ve değişiklikleri
Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ. Yasal dayanak: 6362 sayılı SPKn'nun 45. maddesi. Yayım: 1.8.2015 tarihli ve 29432 sayılı Resmi Gazete; yürürlük: 1.8.2015 (geçici hükümlerle aşamalı). Düzenleme amacı: "yatırım kuruluşlarının yatırım hizmet ve faaliyetlerine ilişkin düzenleyecekleri belgeler ile yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlere ilişkin tutulacak kayıtlar ve söz konusu kayıtların saklanmasında uyacakları esasları belirlemek" (m.1). Önemli değişiklikler: III-45.1.a (11.11.2015 RG 29529) — tezgahüstü işlemlerde İşlem Talimat + İşlem Sonuç Formu birleştirme imkanı; İşlem Sonuç Formu elektronik gönderim önceliklendirme; Hesap Ekstresi elektronik beyan kolaylığı. III-45.1.b (8.2.2022 RG 31744; yürürlük 8.3.2022) — uzaktan kimlik tespiti + elektronik sözleşme + video kayıt 10 yıl saklama + iki bileşenli kimlik doğrulama (2FA) hükümleri eklendi. Pandemi etkisi: COVID-19 sonrası uzaktan müşteri edinimi standartlaştırıldı. İlke kararı: i-SPK.37.5 (3.3.2022) + i-SPK.45.4 (24.3.2022) — uygulama detayları.
Tebliğin Düzenlediği Konular
Yatırım kuruluşları, yatırım hizmet ve faaliyetleri ile yan hizmetlere ilişkin muhasebe kayıt ve işlemlerine dayanak teşkil etmek üzere, bu Tebliğde açıklanan form ve belgeleri eksiksiz olarak düzenlemek, saklamak ve takası merkezi takas kuruluşlarında yapılan sermaye piyasası aracı işlemleri ile ilgili muhasebe kayıtlarını takas süresini takip eden ilk iş günü içinde, diğer sermaye piyasası aracı işlemleri ile ilgili muhasebe kayıtlarını işlemin gerçekleştiği günü takip eden ilk iş günü içinde yasal defterlerine işlemek zorundadırlar (m.4/1). Muhasebe kayıtları aracı kurumun merkezinde veya şubelerinde tutulabilir (m.4/2). Bunun dışındaki faaliyetler: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine tabi. Pratik etki: aracı kurum işlem gerçekleşince en geç ertesi iş günü yasal deftere işlemekle yükümlü; geç işleme idari para cezası gerekçesi.
Tebliğ m.7 — alfabetik kalemler
💵 Nakit Alındı/Nakit Ödendi
m.7/1/a
Müşteriden nakit tahsilat veya müşteriye nakit ödeme yapıldığında düzenlenir. Tutar, müşteri kimliği, tarih, müşteri imzası içerir.
📋 Müşteri Emir Formu
m.7/1/b
Her alım/satım emri için zorunlu. Müşteri kimliği, sıra numarası, tarih/saat, araç, miktar, fiyat, emir süresi, emir kanalı içerir.
📊 Türev Piyasalar Emir Takip Formu
m.7/1/c
Türev piyasada (VİOP) emirlerin gerçekleşme zincirini gösterir. Vade, kullanım fiyatı, pozisyon, teminat referansı.
⏱️ Seans Takip Formu
m.7/1/ç
BIST seans işlemlerinin günlük döküm formu. Seans saatleri, gerçekleşen alım/satımlar, fiyat hareketleri kayıt altında.
✅ İşlem Sonuç Formu (3 tip)
m.7/1/d
(1) Standart, (2) Türev Araç, (3) Kaldıraçlı Alım Satım. Gerçekleşen işlem sonucu — müşteriye gün sonunda bildirim.
📝 İşlem Talimat Formu
m.7/1/e
Tezgahüstü piyasalarda işlem öncesi talimat alımı. 2015 değişikliği ile İşlem Sonuç Formu ile birleştirilebilir.
💰 Türev Teminat Durum Raporu
m.7/1/f
Türev piyasada müşteri başlangıç ve sürdürme teminat durumu. Açık pozisyon, marjin yeterliği, ek teminat çağrısı bilgisi.
⚠️ Pozisyon Limit Aşımı Raporu
m.7/1/g
Türev piyasada pozisyon limitlerinin aşılması durumunda hazırlanır; SPK bildirim yükümlülüğü ile birlikte.
📑 Hesap Ekstresi
m.7/1/ğ
Aylık portföy raporu. Ay sonu pozisyonlar, ay içi tüm hareketler (alım/satım/komisyon/temettü/faiz), takas hesabı.
III-37.1 sayılı Tebliğde tanımlanan emir iletimine aracılık faaliyeti kapsamında gişe hizmetinin verilmesi sırasında yatırım kuruluşları, m.7/1'deki belgelerden Müşteri Emir Formu ile işlemlerin niteliğine göre nakit alındı/ödendi belgesi düzenlemek zorundadır. Yani: banka şubesinde basit emir iletimi için 9 belgeden tamamı değil, sadece 2 ana belge yeterli — emir formu + nakit dekontu. Mantık: emir iletimine aracılık dar yetkili kategoride yer alır; banka şubesinde kapsamlı türev/tezgahüstü işlem yapılmaz; basit operasyonel akış için minimal belge seti yeterli. Tipik uygulama: müşteri banka şubesinde yatırım fonu alımı veya BIST pay emri verir; iki belge düzenlenir; kalan akış banka merkezi sisteminde otomatik tamamlanır.
Her emirin kayıt zinciri (m.10-11)
Müşteri Emir Formu yatırım kuruluşunun en sık düzenlediği belgedir. Her alım veya satım emri için tek bir form; gün içinde aracı kurum binlerce form üretir. Asgari içerik: (1) Müşteri kimliği (ad, soyad, hesap numarası, vergi kimlik no); (2) Sıra numarası (sistem otomatik atadığı, oynama korumalı); (3) Tarih ve saat (saniye hassasiyetinde); (4) Sermaye piyasası aracı (ISIN kodu + isim); (5) İşlem yönü (alım/satım); (6) Miktar (lot/adet); (7) Fiyat (limit fiyat veya "piyasa"); (8) Emir süresi (gün, hafta, kalanı iptal vs.); (9) Emrin alınma şekli (yüz yüze, telefon, internet, mobil, faks); (10) Emri alan personel (ad, sicil no, lisans bilgisi); (11) Müşteri imzası veya elektronik onay (e-imza veya 2FA logu).
Emir Alma Kanalları ve Kayıt Yöntemi
"telefonla emir alımı" tezgahüstü ve karmaşık ürünlerde kritik bir kanaldır. Aracı kurum otomatik kayıt sistemi kullanır; kayıt başlangıcında müşteriye "görüşme kayıt altına alınmaktadır" bildirimi yapılır (KVKK aydınlatma yükümlülüğü). Kayıt dosyası tarih, sıra numarası, müşteri kimliği, personel kimliği ile etiketlenir; merkezi sunucuda ve yedeklemede saklanır; en az 5 yıl. SPK denetimi sırasında belirli bir dönemin kayıtları talep edilebilir.
Müşteri Emir Formu Kullanım Kuralları
Müşteriye bildirim — gün sonu + ay sonu
İşlem Sonuç Formu müşterinin emirlerinin gerçekleşme sonucunu özetleyen belgedir. 3 alt tip: (1) Standart İşlem Sonuç Formu (BIST pay piyasası, borçlanma araçları); (2) Türev Araç İşlem Sonuç Formu (VİOP — vadeli işlem ve opsiyon); (3) Kaldıraçlı Alım Satım İşlemleri İşlem Sonuç Formu (forex, kaldıraçlı tezgahüstü). Asgari içerik: gerçekleşen alım/satım miktarı, ortalama fiyat, takas tarihi, BSMV, damga vergisi, komisyon, brüt ve net tutar, takas hesabı bilgisi. Bildirim zamanı: en geç gün sonunda müşteriye iletilmek zorunlu (m.15). Bildirim yöntemi (öncelik sırası): (1) Elektronik ortamda (e-posta, mobil uygulama, müşteri portalı); (2) Posta yoluyla (elektronik tercih etmeyen müşteri için); (3) Yüz yüze tebliğ (şube ziyaretinde). Müşteri itiraz hakkı: bildirim alındıktan sonra belirli süre içinde itiraz edilmezse onaylanmış sayılır.
2015 Birleştirme Hükmü (III-45.1.a Değişikliği)
11.11.2015 tarihli III-45.1.a değişikliği ile önemli bir kolaylık geldi: kaldıraçlı alım satım işlemleri hariç olmak üzere müşterileri ile tezgahüstü piyasalarda gerçekleştirdikleri tüm işlemlerde, talimatın alınması ve işlemin sonuçlandırılması aşamalarının eşanlı olduğu durumlarda İşlem Talimat Formu ile İşlem Sonuç Formu birleştirilerek tek bir form olarak düzenlenebilir. Mantık: tezgahüstü işlemlerde aracı kurum karşı taraf olarak anlık fiyat verir; müşteri kabul ederse işlem aynı saniyede gerçekleşir; iki ayrı form düzenlemek operasyonel yük ve müşteri için karmaşa. Pratik etki: tahvil, döviz, swap işlemlerinde tek belge yeterli; kaldıraçlı forex işlemlerinde hala iki ayrı form gerekli (yüksek risk, ek müşteri koruması).
Hesap Ekstresi yatırım kuruluşunun her ay sonunda müşteriye düzenlediği aylık portföy ve hareket raporudur. Asgari içerik: (1) Ay sonu pozisyonlar: sermaye piyasası araçları (her bir araç için isim, ISIN, miktar, ortalama maliyet, piyasa değeri), nakit varlıklar, blokaj durumu, saklama bilgileri (Takasbank/MKK referansı); (2) Ay içi hareketler: tüm alım/satım işlemleri (tarih, araç, miktar, fiyat, komisyon), takas hesabı hareketleri, faiz/temettü/kupon ödemeleri, sermaye artırım hakları kullanımı, vergi kesintileri; (3) Toplam değer: ay başı, ay sonu, ay içi getiri/kayıp. Bildirim periyodu: aylık (sınav klasik soru). Yöntem: elektronik öncelikli; ıslak imza ile çerçeve sözleşme yapan müşteriden yazılı beyan alındığında elektronik ortamda gönderim mümkün (2015 değişikliği). İtiraz süresi: TTK + sözleşmesel hükümlere göre — genellikle 1 ay; süre aşılınca onaylanmış sayılır.
Hesap Ekstresi Bildirim Yöntemleri
m.27 — 5 yıl / 10 yıl / sürekli
SAKLAMA SÜRELERİ — TEBLİĞ m.27 + TTK m.82
5y
- Müşteri Emir Formları
- İşlem Sonuç Formları
- Hesap Ekstreleri
- Ses kayıtları
- Seans Takip Formu
- Türev belgeleri
- E-posta yazışmaları
- Teminat raporları
10y
- Uzaktan kimlik tespiti video kayıtları
- Çerçeve sözleşmeler
- Müşteri kimlik belgeleri
- 2FA başlangıç kayıtları
- Esas TTK m.82 yükümlülüğü
∞
- Aktif müşteri kimlik bilgileri
- Aktif çerçeve sözleşmeler
- İlişki sona erince saklama başlar
- Yıllık finansal tablolar
- SPK denetim raporları
Yatırım kuruluşları belge ve kayıtları düzenli ve tasnif edilmiş bir biçimde saklamak zorundadır (m.27). Format seçeneği: fiziki kağıt veya elektronik ortam — yatırım kuruluşu tercihi; her iki formatta da aynı süreler. Elektronik saklama: SPK'nın istediği biçimde okunabilir olmalı; format dönüşümünde içerik ve tarih damgaları korunmalı; yedekleme zorunlu (yangın/su/siber saldırı koruma). SPK Denetim Erişimi: SPK her zaman ibraz isteyebilir; aracı kurum 5 iş günü içinde talep edilen belgeleri sunar; gecikme idari para cezası gerekçesi. 10 yıl yükümlülüğü kaynağı: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.82 — "defterler, defterlerin kullanılmaya başlandığı tarihten itibaren 10 yıl saklanır." Yatırım kuruluşu hem TTK m.82 hem SPK Tebliği gereği yükümlü. MASAK (KYC) belgeleri: 5549 sayılı Kanun m.8 uyarınca belgeler düzenleme tarihinden, kimlik tespitine ilişkin belgeler son işlem tarihinden itibaren 8 yıl saklanır. Sektör pratiği: aracı kurumlar ortalama 10-15 yıl saklar (güvenlik marjı için), bazı kurumsal müşteri belgelerini 20+ yıl.
Veri Depolama Kuruluşuna Bildirim (m.30)
Bazı işlem türleri için aracı kurumlar veri depolama kuruluşuna bildirim yapmak zorundadır. Tipik kapsam: tezgahüstü türev işlemler, yapılandırılmış ürünler, swap işlemleri. Veri depolama kuruluşu: SPK'nın yetkilendirdiği kuruluş — Türkiye'de Takasbank gibi merkezi kuruluşlar bu rolü üstlenir. Mantık: piyasa şeffaflığı, sistemik risk takibi, regülasyon kapsamlı veri tabanı. EMIR (Avrupa) muadili: Türk piyasası tezgahüstü türev şeffaflığını uluslararası standartlarda yapılandırır.
m.5/A — III-45.1.b 2022 yenisi
Aracı kurumun, elektronik ortamda sunulan yatırım hizmet ve faaliyetleri için müşterilerine birbirinden bağımsız en az iki bileşenden oluşan bir kimlik doğrulama mekanizması uygulaması ve bu bileşenlerin kimlik doğrulama sürecinde kullanılmaları esnasında barındırdıkları kimlik doğrulama verilerinin gizliliğini sağlayacak önlemleri alması esastır (m.5/A/1). İki bileşen seçimi: müşterinin (1) bildiği (parola, PIN, kişisel sorular cevabı), (2) sahip olduğu (SMS OTP, mobil cihaz, donanımsal token, akıllı kart), (3) biyometrik karakteristiği (parmak izi, yüz tanıma, ses biyometrisi, retina) unsur sınıflarından farklı ikisine ait olmalıdır. Bağımsızlık şartı: bir bileşenin ele geçirilmesi diğerinin güvenliğini tehlikeye atmamalı. Tipik kombinasyonlar: parola + SMS OTP (en yaygın); parola + biyometrik (mobil uygulama); biyometrik + cihaz token (yüksek güvenlik kurumsal). Yasak kombinasyon: parola + güvenlik sorusu (her ikisi "bildiği" sınıfında — aynı sınıftan iki bileşen yetersiz).
Bilgi İşlem Altyapısı Yükümlülükleri (m.29)
Uzaktan Kimlik Tespiti — III-42.1 ile Birlikte (YK1.6'da işlenecek): 2022 III-45.1.b değişikliği uzaktan kimlik tespiti yöntemlerine yasal zemin sağladı; III-42.1 detaylı düzenleme. Uzaktan kimlik tespiti yöntemleri: video çağrı (yüz yüze görüşme yerine), kimlik belgesi OCR + canlılık (liveness) testi, e-imza/m-imza, biyometrik doğrulama. Saklama süresi: uzaktan kimlik tespiti süresince alınan tüm belgeler ve video görüntüler dahil elektronik kayıtlar 6102 sayılı TTK m.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanmak zorundadır. Pandemi etkisi: COVID-19 sosyal mesafe kısıtlamaları sırasında uzaktan müşteri edinimi olanağı kritik oldu; "finansal piyasaların sekteye uğramadan çalışması" hedefiyle 7247 sayılı Kanun + III-42.1 hızla yürürlüğe alındı.
Altı tipik durum
Bir senaryo seç:
Müşteri Emir FormuHer emir kayıt altında
MÜŞTERİ EMİR FORMU
Her emir kayıt altında — Müşteri Emir Formu (m.7/1/b + m.10-11): müşteriden alınan her emir için düzenlenir. İçeriği: müşteri kimliği + sıra numarası + emrin alınma tarihi/saati + sermaye piyasası aracı + miktar + fiyat (limit/piyasa) + emir süresi + emrin alınma şekli (yüz yüze, telefon, internet, mobil) + emri alan personel kimliği + müşteri imzası veya elektronik onay. Telefon emirleri: ses kaydı zorunlu; kayıt sistemi tarihli ve sıra numaralı, oynamasını engelleyen yapıda. Elektronik emirler: e-imza veya iki bileşenli kimlik doğrulama; sistem logu zorunlu. Yüz yüze emirler: imzalı form veya elektronik onay. Düzenlenme zamanı: emir alınır alınmaz; sonradan düzenleme yasak. Saklama: en az 5 yıl (m.27); ses kayıtları aynı süre. Pratik: aracı kurum günde binlerce emir formu üretebilir; modern sistemlerde otomatik üretilir.
İşlem Sonuç FormuGün sonunda elektronik bildirim
İŞLEM SONUÇ FORMU
Gün sonunda elektronik bildirim — İşlem Sonuç Formu (m.7/1/d + m.15): müşterinin emirlerinin gerçekleşme sonucunu gösteren belge. İçeriği: gerçekleşen alım/satım miktarı, fiyat, takas tarihi, komisyon, vergi, net tutar. Üç tip: (1) Standart İşlem Sonuç Formu, (2) Türev Araç İşlem Sonuç Formu, (3) Kaldıraçlı Alım Satım İşlem Sonuç Formu. Bildirim zamanı: en geç gün sonunda müşteriye iletilmek zorunlu. Bildirim yöntemi: öncelikli olarak elektronik ortamda (e-posta veya elektronik erişim sistemi); elektronik tercih etmeyen müşteriler için posta yoluyla. Ses kaydı zorunluluğu: kaldıraçlı işlemlerde + tezgahüstü türev işlemlerinde tüm operasyon kayıt altına alınır. 2015 değişikliği: tezgahüstü tek formül — talimat ve sonuç eşanlı olduğunda İşlem Talimat Formu + İşlem Sonuç Formu yerine tek belge yeterli (m.12 + m.15 birleştirme). Saklama: 5 yıl; bilgi işlem sistemi log'ları aynı süre.
Hesap EkstresiAylık portföy raporu
HESAP EKSTRESİ
Aylık portföy raporu — Hesap Ekstresi (m.7/1/ğ + m.20): yatırım kuruluşunun her ay sonunda müşteriye gönderdiği aylık portföy ve hareket raporu. İçeriği: ay sonu pozisyonları (sermaye piyasası araçları + nakit + saklama bilgileri), ay içinde gerçekleşen tüm işlemler (alım/satım, komisyon, faiz, temettü, sermaye artırım hakları), takas hesabı hareketleri, vergi tevkifatı bilgileri. Bildirim yöntemi: aylık periyotlarda; elektronik ortamda sunum tercih edilir. Elektronik onay: müşteri çerçeve sözleşmesini elektronik imza ile düzenlemişse Hesap Ekstresi otomatik elektronik; ıslak imza ile sözleşme yapan müşterilerin yazılı beyan vermesi gerekir elektronik gönderim için. Müşteri itiraz hakkı: hesap ekstresi alındıktan sonra belirli süre içinde itiraz edilmezse onaylanmış sayılır; bu süre TTK ve sözleşmesel hükümlerle belirlenir (genellikle 1 ay). Sınav klasik tuzağı: "hesap ekstresi yıllık" yanlış — aylık.
Belge Saklama Süreleri5 yıl / 10 yıl / sürekli
BELGE SAKLAMA SÜRELERİ
5 yıl / 10 yıl / sürekli — Saklama Süreleri (m.27): yatırım kuruluşları belge ve kayıtları belirli süreler boyunca saklamak zorundadır. 5 yıl saklama: müşteri emir formları, işlem sonuç formları, hesap ekstreleri, ses kayıtları, e-posta arşivi (genel iletişim), seans takip formları, türev piyasa belgeleri. 10 yıl saklama: uzaktan kimlik tespiti süresince alınan tüm belgeler ve video görüntüler dahil elektronik kayıtlar (TTK m.82 uyarınca; III-45.1.b ile getirildi). Çerçeve sözleşmeler de tipik olarak 10 yıl saklanır; müşteri tanıma (KYC/MASAK) belgeleri ise 5549 sayılı Kanun m.8 uyarınca 8 yıl (kimlik tespitine ilişkin belgeler son işlem tarihinden itibaren). Sürekli saklama: müşterinin kuruluşla ilişkisinin devam ettiği sürece müşteri kimlik bilgileri, çerçeve sözleşme tüm sürelerde aktif tutulur; ilişki sona erince saklama süresi başlar. Format: belgeler düzenli ve tasnif edilmiş şekilde elektronik veya fiziki olarak saklanabilir; SPK denetim erişimi engellenmemeli. Veri depolama kuruluşu (m.30): bazı işlemler için aracı kurum veri depolama kuruluşuna bildirim yapar.
Elektronik Ortam ve 2FAm.5/A — iki bileşenli doğrulama
ELEKTRONİK ORTAM ve 2FA
m.5/A — iki bileşenli kimlik doğrulama — Elektronik Ortamda Yatırım Hizmetleri (m.5/A): 2022 III-45.1.b değişikliği ile eklenen kritik hüküm. Aracı kurum elektronik ortamda yatırım hizmeti sunarken iki bileşenli kimlik doğrulama (2FA) uygulamak zorundadır. İki bileşen: müşterinin (1) bildiği (parola, PIN), (2) sahip olduğu (SMS OTP, mobil cihaz, donanımsal token), (3) biyometrik karakteristiği (parmak izi, yüz tanıma, ses) unsur sınıflarından farklı ikisinin kombinasyonu. Bağımsızlık şartı: bir bileşenin ele geçirilmesi diğerinin güvenliğini tehlikeye atmamalı. Pratik uygulama: parola + SMS OTP (en yaygın); parola + biyometrik (mobil); biyometrik + cihaz token (yüksek güvenlik). Pandemi etkisi: COVID-19 sonrası uzaktan müşteri edinimi yaygınlaştı; III-42.1 + III-45.1.b ile uzaktan kimlik tespiti yöntemleri (video çağrı, biyometrik doğrulama) standartlaştırıldı. Saklama: video kayıtlar 10 yıl (TTK m.82). i-SPK.37.5 (3.3.2022) ile uygulama detayları belirlendi.
Müşteri İletişimi ve GizlilikBildirim, kayıt, gizlilik
MÜŞTERİ İLETİŞİMİ ve GİZLİLİK
Bildirim, kayıt, gizlilik — Yatırımcılarla İletişime İlişkin Tutulacak Diğer Kayıtlar (m.26): aracı kurumun müşteriyle yaptığı tüm iletişim kayıt altına alınır. Telefon görüşmeleri: ses kaydı zorunlu, sıra numaralı, tarih/saat damgalı. E-posta yazışmaları: arşivlenir, en az 5 yıl saklanır. SMS bildirimleri: gönderim ve alma kayıtları sistemde tutulur. Yüz yüze görüşmeler: yatırım danışmanlığı ve yerindelik testi sırasında yapılan görüşmelerin tutanakla kaydı; karşılıklı imza. Gizlilik (III-39.1 m.61, 64, 69): müşteri hesaplarına ve kişisel verilerine ilişkin gizlilik esastır; müşteri çıkarlarına aykırı şekilde kurum içi/dışı paylaşılamaz. İstisnalar: müşteri rızası, mevzuatta yetkili kılınan kuruluşlara bilgi (SPK, MASAK, mahkeme, vergi). KVKK uyumu: müşteri kişisel verilerinin işlenmesinde KVKK ilkelerine uyum; aydınlatma metni + açık rıza. İhlali: TCK + KVKK + SPK tarafından idari para cezası ve mesleki yasaklama.
Sektörde nasıl çalışır?
Mobil-First Operasyonel Akış
Dijital Aracı Kurum
Modern bir Türk aracı kurumu uzaktan müşteri edinimi: müşteri mobil uygulama indirir → kimlik belgesi fotoğrafı + canlılık testi → video çağrı görüşmesi → e-sözleşme imzası → 2FA aktivasyonu (parola + SMS OTP veya biyometrik) → ilk emir verir. 10 yıl saklama başlar; tüm belgeler PDF + video + sistem logları olarak elektronik arşivde. Saatlik kapasite: yüzlerce yeni müşteri.
Yüz yüze emir alma
GELENEKSEL ŞUBE OPERASYONU
Banka şubesinde müşteri tezgahüstü tahvil almak istiyor: müşteri temsilcisi İşlem Talimat + Sonuç Formu birleşik tek belge düzenler (2015 değişikliği); fiyat anlık verilir; müşteri imzalar; nakit dekontu (alındı belgesi) verilir; sistem otomatik takas tarihinde belge oluşturur; ay sonunda Hesap Ekstresi gönderilir. 5 belge tipi tek işlemde devreye girer.
Telefonla emir kaydı
Ses Kayıt Arşivi
Kurumsal müşteri telefonla VİOP'ta vadeli pozisyon almak istiyor: aracı kurum dealer'i otomatik ses kayıt sistemi üzerinden konuşmayı kaydeder; "görüşme kayıt altına alınmaktadır" bildirimi yapılır; emir alınır → Türev Piyasalar Emir Takip Formu → BIST VİOP'a gerçekleştirme → Türev Araç İşlem Sonuç Formu. Ses kaydı 5 yıl saklanır; SPK denetiminde olduğu gibi müşteri uyuşmazlığında da temel kanıt.
Belge ibraz süreci
Spk Denetimi
SPK belirli bir dönem için aracı kurum belgelerini denetlemek istiyor: (1) Yazılı talep aracı kuruma iletilir; (2) Aracı kurum 5 iş günü içinde talep edilen belgeleri sunar (müşteri emir formları, işlem sonuç formları, ses kayıtları, hesap ekstreleri, çerçeve sözleşmeler); (3) İncelemenin zorluk seviyesine göre aracı kurum personeli SPK uzmanlarına teknik destek verir; (4) Bulgular raporlanır; ihlal varsa idari para cezası, faaliyet durdurma, mesleki yasaklama uygulanır.
Yaygın Tuzaklar — 4 Karıştırma
1. "Hesap Ekstresi yıllık olarak gönderilir" yanlış
Yatırım kuruluşları müşteriye Hesap Ekstresi'ni yıllık periyotlarda gönderir.
Hesap Ekstresi aylık periyotlarda gönderilir (m.7/1/ğ + m.20). Her ay sonu pozisyonları + ay içi tüm hareketler özetlenir; en geç ay sonunu takip eden kısa süre içinde müşteriye iletilir. Yöntem: elektronik öncelikli; ıslak imza ile sözleşme yapan müşteri elektronik beyan vermişse e-posta/portal; aksi halde posta yoluyla. SPL klasik tuzağı: "yıllık" yanlış, "aylık" doğru. İşlem Sonuç Formu ile karıştırılmamalı: o gün sonunda gönderilir; Hesap Ekstresi ay sonunda kapsamlı portföy görünümü verir.
2. "İşlem Sonuç Formu posta ile gönderilir" eski mevzuat
Aracı kurum tüm İşlem Sonuç Formlarını fiziki posta ile müşteriye iletmek zorunda.
İşlem Sonuç Formu öncelikli olarak elektronik ortamda gönderilir (2015 III-45.1.a değişikliği). E-posta veya elektronik erişim sistemi (mobil uygulama, müşteri portalı) tercih edilir. Posta yoluyla zorunluluk: sadece elektronik gönderim tercih etmemiş müşteriler için. Pratik etki: %95+ müşteri elektronik tercih ediyor; aracı kurumlar günde milyonlarca İşlem Sonuç Formu otomatik elektronik gönderiyor; posta maliyetleri dramatik şekilde düştü. Saklama yine 5 yıl: hem aracı kurum hem müşteri tarafında elektronik arşivleme.
3. "Telefon emirleri Müşteri Emir Formu yeterli" yanlış
Telefonla emir alındığında Müşteri Emir Formu düzenlenir; ses kaydı zorunlu değildir.
Telefon emirlerinde ses kaydı zorunludur (m.10-11 + m.26). Otomatik ses kayıt sistemi: tarihli, sıra numaralı, oynama korumalı; saniye hassasiyetinde damga; müşteriye "görüşme kayıt altına alınmaktadır" bildirimi (KVKK aydınlatma). Ses kaydı en az 5 yıl saklanır. Müşteri Emir Formu + ses kaydı birlikte tutulur — tek başına form yetersiz; uyuşmazlık durumunda ses kaydı kritik kanıt. Pratik: SPK telefon emir denetimlerinde ses kayıt sistemini yetkinliği inceler — kayıt eksikliği veya manipülasyon mümkünlüğü ciddi ihlal.
4. "Uzaktan kimlik tespiti video kayıtları 5 yıl saklanır" yanlış
Uzaktan müşteri edinimi sırasında alınan video kayıtları 5 yıl saklanır.
Uzaktan kimlik tespiti süresince alınan tüm belgeler ve video görüntüler dahil elektronik kayıtlar 6102 sayılı TTK m.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanmak zorundadır (III-45.1.b — 2022 değişikliği). Mantık: uzaktan kimlik tespiti yüz yüze görüşmenin yerine geçer; geleneksel müşteri kimlik belgeleri TTK m.82 uyarınca 10 yıl saklanır; uzaktan kimlik tespiti video kayıtları aynı statüde. Karşılaştırma: günlük müşteri emir formları 5 yıl, kimlik tespiti belgeleri 10 yıl. Sektör pratiği: aracı kurumlar elektronik arşiv sistemlerini bu farklı saklama sürelerine göre konfigüre eder; otomatik silme/anonimleştirme. Sınav klasik tuzağı: "5 yıl" yanlış — uzaktan kimlik tespiti için 10 yıl.
XYZ Yatırım Menkul Değerler A.Ş. modern bir aracı kurum: müşterilerine BIST işlemleri + VİOP + tezgahüstü tahvil + uzaktan müşteri edinimi sunuyor. Şu soruları yanıtla: (1) Hangi 9 belge tipini düzenlemek zorunda? (2) Müşteri telefonla emir verdiğinde hangi kayıt zorunluluğu var? (3) Tezgahüstü tahvil işleminde belge düzeni nasıl? (4) Uzaktan müşteri edinimi sürecinde hangi kayıtlar tutulur? (5) Hesap Ekstresi nasıl ve ne zaman gönderilir? (6) Belge saklama süreleri ve formatları nelerdir?
Cevabı göster
XYZ Yatırım Menkul Değerler — Belge Düzeni Yol Haritası
1. 9 ZORUNLU DÜZENLEME BELGESİ (m.7)
XYZ'nin geniş hizmet yelpazesi tüm 9 belge tipini gerektirir:
• (a) Nakit Alındı/Nakit Ödendi Belgesi — müşteri nakit yatırma/çekme işlemleri
• (b) Müşteri Emir Formu — her BIST + VİOP + tezgahüstü emir
• (c) Türev Piyasalar Emir Takip Formu — VİOP işlemleri için
• (ç) Seans Takip Formu — günlük BIST seans dökümü
• (d) İşlem Sonuç Formu (3 tip) — standart, türev araç, kaldıraçlı
• (e) İşlem Talimat Formu — tezgahüstü tahvil işlemleri (2015 ile birleştirilebilir)
• (f) Türev Piyasalar Teminat Durum Raporu — VİOP teminat takibi
• (g) Türev Piyasalar Pozisyon Limit Aşımı Raporu — gerektiğinde
• (ğ) Hesap Ekstresi — ay sonu portföy raporu
2. TELEFON EMİRLERİ — SES KAYDI ZORUNLU
Müşteri telefonla emir verdiğinde:
• (a) Otomatik ses kayıt sistemi: konuşma kaydedilir; tarihli, sıra numaralı, oynama korumalı.
• (b) KVKK aydınlatma: kayıt başlangıcında "görüşme kayıt altına alınmaktadır" bildirimi.
• (c) Müşteri Emir Formu: emir alınır alınmaz sistem otomatik düzenler; sıra numarası, kanal=telefon, emri alan personel kimliği bilgisi.
• (d) Saklama: ses kaydı + Müşteri Emir Formu birlikte en az 5 yıl saklanır.
• (e) Saniye hassasiyetinde damga: kayıt tarih ve saati otomatik damgalanır.
• (f) Yedekleme: merkezi sunucuda + coğrafi olarak ayrı yedekte; siber güvenlik altyapısı.
• (g) SPK denetimi: belirli dönem ses kayıtları ibraz edilebilir; sistem yetkinliği denetlenir.
3. TEZGAHÜSTÜ TAHVİL İŞLEMİNDE BELGE DÜZENİ
2015 III-45.1.a değişikliği ile basitleştirildi:
• Birleştirilmiş İşlem Talimat + Sonuç Formu: tezgahüstü işlemlerde talimat ve sonuç eşanlı olduğunda tek belge yeterli.
• İçerik: müşteri kimliği, sıra numarası, tahvil bilgisi (ihraçcı, ISIN, kupon, vade), miktar, fiyat, takas tarihi, komisyon.
• Müşteri imzası veya elektronik onay: yüz yüze veya telefon (ses kaydı) veya elektronik kanal (2FA).
• İstisna: kaldıraçlı işlemlerde hala iki ayrı form gerekli (yüksek risk).
• Ses kaydı: telefon kanalında zorunlu.
• Saklama: 5 yıl.
4. UZAKTAN MÜŞTERİ EDİNİMİNDE KAYITLAR
III-45.1.b (2022) + III-42.1 kapsamında:
• (a) Kimlik belgesi fotoğrafı: nüfus cüzdanı/pasaport, OCR ile metin çıkarma; 10 yıl saklama (TTK m.82).
• (b) Canlılık (liveness) testi: müşteri kameraya bakar, kafa hareketi, göz kırpma; sahteciliği önler.
• (c) Video çağrı görüşmesi: aracı kurum personeli ile yüz yüze video; bütün görüşme kaydedilir; 10 yıl saklama.
• (d) Elektronik sözleşme: müşteri e-imza/m-imza ile çerçeve sözleşmeyi imzalar; sözleşmenin bir sureti müşteriye iletilir veya erişimi sağlanır.
• (e) 2FA aktivasyonu (m.5/A): parola + SMS OTP veya biyometrik; sistem logları.
• (f) MASAK uyumu: yararlanıcı tespit, riskli ülke kontrolü, Politik Olarak Maruz Kalmış Kişi (PEP) kontrolü.
• (g) İlk işlem öncesi: uygunluk testi (genel müşteri için); risk bildirim formu onayı.
5. HESAP EKSTRESİ — AYLIK ELEKTRONİK
m.7/1/ğ + m.20 + 2015 değişikliği:
• Periyod: aylık — her ay sonu sonrası kısa süre içinde gönderim.
• İçerik: ay sonu pozisyonlar (sermaye piyasası araçları + nakit + saklama), ay içi tüm hareketler (alım/satım/komisyon/temettü), takas hesabı, vergi kesintileri.
• Yöntem:
- Elektronik imza ile çerçeve sözleşme: otomatik elektronik (e-posta/portal).
- Islak imza + elektronik beyan: elektronik gönderim mümkün.
- Islak imza + elektronik beyan yok: posta yoluyla zorunlu.
• İtiraz süresi: TTK + sözleşmesel hükümler — genellikle 1 ay; süre aşılınca onaylanmış sayılır.
• Saklama: 5 yıl.
6. BELGE SAKLAMA — 5 YIL / 10 YIL / SÜREKLİ
m.27 + TTK m.82:
• 5 yıl: müşteri emir formları, işlem sonuç formları, hesap ekstreleri, ses kayıtları, e-posta arşivi, türev belgeleri, seans takip formları.
• 10 yıl: uzaktan kimlik tespiti video kayıtları, çerçeve sözleşmeler, müşteri kimlik belgeleri, 2FA başlangıç kayıtları (TTK m.82); KYC/MASAK belgeleri ise 8 yıl (5549 m.8).
• Sürekli: aktif müşteri kimlik bilgileri, aktif çerçeve sözleşmeler — ilişki sona erince saklama süresi başlar.
• Format: fiziki kağıt veya elektronik ortam; düzenli ve tasnif edilmiş; SPK denetim erişimine açık.
• Yedekleme: günlük; coğrafi olarak ayrı lokasyon; iş sürekliliği planı (BCP).
• SPK ibraz: 5 iş günü içinde talep edilen belgeler sunulur.
SPL/SPK SINAV İPUCU
Bu vakada 6 kritik kavram:
• 9 zorunlu belge tipi (m.7): alfabetik kalemler
• Telefon emirlerinde ses kaydı zorunlu (m.10-11)
• 2015 değişikliği: tezgahüstü birleşik form; kaldıraçlı işlemler hariç
• Hesap Ekstresi aylık + elektronik öncelikli
• Saklama: 5 yıl, 10 yıl, sürekli ayrımı
• Uzaktan kimlik video 10 yıl (TTK m.82, III-45.1.b)
SPL Düzey 1, 2, 3 + Türev Araçlar sınavlarında bu konular sürekli sorulur.
Kendini dene
Mini Quiz
Özet — Akılda Kalanlar
- III-45.1 Tebliği: Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni (1.8.2015, RG 29432).
- Yasal dayanak: 6362 sayılı SPK m.45.
- Önemli değişiklikler: III-45.1.a (11.11.2015) — tezgahüstü tek formül + elektronik bildirim; III-45.1.b (8.2.2022, yürürlük 8.3.2022) — uzaktan kimlik tespiti, e-sözleşme, 2FA, video kayıt 10 yıl.
- Muhasebe kayıtları (m.4): takas süresini takip eden ilk iş günü; diğer işlemler işlemin gerçekleştiği günü takip eden ilk iş günü içinde yasal defterlere işlenir.
- 9 zorunlu belge tipi (m.7): (a) Nakit Alındı/Ödendi; (b) Müşteri Emir Formu; (c) Türev Piyasalar Emir Takip Formu; (ç) Seans Takip Formu; (d) İşlem Sonuç Formu (3 tip); (e) İşlem Talimat Formu; (f) Türev Teminat Durum Raporu; (g) Pozisyon Limit Aşımı Raporu; (ğ) Hesap Ekstresi.
- Banka şubesi gişe (m.7/2): emir iletimine aracılıkta sadece Müşteri Emir Formu + Nakit Alındı/Ödendi belgesi yeterli.
- Müşteri Emir Formu: her emir için zorunlu; sıra numarası, tarih, kanal, müşteri/personel kimliği; telefon emirlerinde ses kaydı zorunlu.
- İşlem Sonuç Formu (3 tip): standart, türev araç, kaldıraçlı; en geç gün sonunda müşteriye bildirim; öncelikli elektronik gönderim.
- 2015 birleştirme: tezgahüstü işlemlerde (kaldıraçlı hariç) İşlem Talimat + Sonuç Formu tek belgede mümkün.
- Hesap Ekstresi (m.7/1/ğ + m.20): aylık portföy ve hareket raporu; ay sonu pozisyonlar + ay içi hareketler; elektronik öncelikli.
- Saklama süreleri (m.27):
- 5 yıl: müşteri emir formları, işlem sonuç formları, hesap ekstreleri, ses kayıtları, e-posta arşivi, türev belgeleri, seans takip formları.
- 10 yıl: uzaktan kimlik tespiti video kayıtları, çerçeve sözleşmeler (TTK m.82). KYC/MASAK belgeleri: 8 yıl (5549 m.8).
- Sürekli: aktif müşteri kimlik bilgileri, aktif çerçeve sözleşmeler.
- Saklama formatı: fiziki kağıt veya elektronik ortam; düzenli ve tasnif edilmiş; SPK denetim erişimine açık.
- SPK ibraz: 5 iş günü içinde talep edilen belgeler sunulur.
- Telefon emirlerinde ses kaydı: tarihli, sıra numaralı, oynama korumalı; KVKK aydınlatma; saniye hassasiyetinde damga.
- m.5/A iki bileşenli kimlik doğrulama (2FA): müşterinin "bildiği", "sahip olduğu" veya "biyometrik" unsur sınıflarından farklı iki bileşen; bağımsızlık şartı.
- Tipik 2FA kombinasyonları: parola + SMS OTP; parola + biyometrik; biyometrik + cihaz token. Yasak: aynı sınıftan iki bileşen.
- Bilgi işlem altyapısı (m.29): yedekleme + şifreleme + loglama + felaket kurtarma + penetrasyon testi + KVKK uyumu.
- Veri depolama kuruluşu (m.30): tezgahüstü türev işlemler için bildirim yükümlülüğü.
- Müşteri iletişimi (m.26): telefon, e-posta, SMS, yüz yüze görüşmeler kayıt altında.
- Gizlilik (III-39.1 m.61, 64, 69): müşteri bilgileri kurum içi/dışı paylaşılamaz; istisnalar müşteri rızası + yetkili kuruluşlar (SPK, MASAK, mahkeme).
- Klasik tuzaklar: Hesap Ekstresi yıllık değil aylık; İşlem Sonuç Formu posta değil elektronik öncelikli; telefon emirleri ses kaydı zorunlu; uzaktan video 10 yıl (5 değil).
Dayanak ve kaynaklar
- Açık Kaynak Mevzuat ve Referanslar
- 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu — özellikle m.45 (yatırım kuruluşlarının belge ve kayıt düzeni). Mevzuat.gov.tr.
- SPK Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yan Hizmetlere İlişkin Belge ve Kayıt Düzeni Hakkında Tebliğ III-45.1 (1.8.2015, RG 29432) — temel düzenleme. Mevzuat.spk.gov.tr.
- SPK III-45.1.a Değişiklik Tebliği (11.11.2015, RG 29529) — tezgahüstü işlemlerde tek formül; elektronik bildirim önceliklendirme. spk.gov.tr.
- SPK III-45.1.b Değişiklik Tebliği (8.2.2022, RG 31744; yürürlük 8.3.2022) — uzaktan kimlik tespiti, e-sözleşme, 2FA, video kayıt 10 yıl saklama. spk.gov.tr.
- SPK i-SPK.37.5 İlke Kararı (3.3.2022, 11/341 s.k.) — m.5/A elektronik ortam ve 2FA uygulama detayları. spk.gov.tr.
- SPK i-SPK.45.4 İlke Kararı (24.3.2022, 14/461 s.k.) — III-45.1.b uygulama detayları. spk.gov.tr.
- SPK i-SPK 128.18 İlke Kararı (24.2.2022, 10/296 s.k.) — Bilgi Sistemleri Yönetimi ve Denetimi; KVKK; aracı kurum faaliyet izni. spk.gov.tr.
- SPK Aracı Kurumlar ve Portföy Yönetim Şirketleri Tarafından Kullanılacak Uzaktan Kimlik Tespiti Yöntemlerine ve Elektronik Ortamda Sözleşme İlişkisinin Kurulmasına İlişkin Tebliğ III-42.1 — III-45.1.b ile birlikte uygulanır (YK1.6'da işlenecek). spk.gov.tr.
- SPK Yatırım Hizmetleri ve Faaliyetleri Tebliği III-37.1 — yatırım hizmet ve yan hizmetler tanımları (YK1.1). spk.gov.tr.
- SPK Yatırım Kuruluşlarının Kuruluş ve Faaliyet Esasları Tebliği III-39.1 — m.61, 64, 69 gizlilik (YK1.2). spk.gov.tr.
- SPK Yatırım Hizmet ve Faaliyetleri ile Yatırım Kuruluşlarına İlişkin Rehber — son güncelleme i-SPK.37.7 (18.12.2025). spk.gov.tr/data.
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu — m.82 (defter saklama 10 yıl). Mevzuat.gov.tr.
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) — kişisel veri işleme, açık rıza, aydınlatma. Mevzuat.gov.tr.
- 5549 sayılı MASAK Kanunu — müşteri tanıma, KYC, riskli ülke kontrolü. Mevzuat.gov.tr.
- 7247 sayılı Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun — uzaktan kimlik tespiti yasal zemini. Mevzuat.gov.tr.
- SPK Mevzuat Sistemi — mevzuat.spk.gov.tr (tüm tebliğ tam metinleri ve ilke kararları).
- SPL Sınav Konuları ve Alt Konu Başlıkları — spl.com.tr/sinav-konulari-ve-alt-konu-basliklari (Yatırım Kuruluşları modülü).
- CC0 / Kamu Malı / Resmî
- Tüm referanslar kamu erişimine açık, telifsiz ve resmî kaynaklardır. Ders içeriği bu kaynaklardan paraphrase edilerek hazırlanmış olup hiçbir telifli eğitim materyali kullanılmamıştır.